コミュニケーションの質を高める

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chiba_norio - 木, 2006 - 08 - 24 17:28

今やグループウエアが当り前になって、社内のコミュニケーションでさえも、メールの類を使う場面が多くなってきました。
「社内ぐらい直接会って話せば良いじゃない。それがより人間的で心の通った組織というものだ。心の襞までは伝わらないではないか」という誰かの非難の声が聞こえて来るきがします。

しかし、ビジネスの世界では、相手が席にいてもいなくても、いつでもどこでも同時に何人でも伝えられる便利な物として定着している。送受信の記録が残るから「言った」「聞いてない」がなくなるので、むしろ推奨されているようです。

ビジネスライクな無機質なメールのやりとりで人間関係を荒涼としたものにしないためには、工夫が必要だと思いますので、いろいろ言われているメールのマナーのなかから自分に言い聞かせるつもりで、いくつか上げて見たいと思います。

  • 受け取る側の視点で書く
    メールに限った事ではないと思いますが、これが最も基本。
  • 本文の最初に意図を宣言
    メールの最初に「○○さん 何々の報告です」「○○部長 連絡です」などと最初に意図を書いておくと、読み始める前に心の準備ができる。
  • 相手のメールを無視しない
    自分はどんどんメールを送るが、返信はしないという人もいます。これは傲慢と受け止められても仕方がない。問い合わせや相談のメールに何の反応がないのも不安です。返信が早い人とそうでない人がいますが、忙しくても一報だけは返信しておく。「○○の件確認しました。詳細について後で連絡します」とか返信されると、見てはくれたなと安心する。
  • 仕事メールでも「お礼」は必要
    「○○さん、提案書みました。ありがとうございました。 ただ・・・」のように、お礼やねぎらいの一言がないと人間関係をこじらせる。これがなくて、活字だけ読む人はやさしい顔を見ながら聞いている訳でないので、ドーンと落ち込むかも知れない。
  • 返信には相手の用件も書く
    「了解です」だけの返信ですと、「本当に中身を読んだのかな?何を何処まで了解なんだろう」と不安になる。「何日に何々を何々する件、了解しました」と書いてくれると、とてもありがたいという訳です。


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